Sunum Nedir?
Sunumun Özellikleri
Bilim siyaset, ticaret, eğitim vb. gibi farklı birçok alanda bilgi vermek, tanıtım yapmak, yönlendirmek gibi maksatlarla görsel işitsel malzemelerden ve teknolojiden de yararlanılarak yapılan anlatımlara sunum denilmektedir. Sunum yalnızca eğitim alanında değil birçok farklı alanda kullanılmaktadır. İyi hazırlanmış bir sunum birçok anlatım türüne göre daha etkilidir. Anlatım ne kadar iyi olursa olsun etkili bir sunum olmaksızın beklenen karşılığı veremeyecektir.
Örneğin en iyi malzemeler kullanılarak hazırlanmış bir yemeği düşünelim; tadı kalitesi ne kadar iyi olursa olsun uygun bir tabakta, tepside sunulmadığında, malzemeleri baharatı yerinde kullanılmadığında gerekli ilgiyi göremeyecektir. Ya da bir restoranı düşünelim masaların konumu, etrafın temizliği, çalışanların yüz ifadelerine varana kadar müşteri ilgisi görmek, tercih edilmek adına hepsi etkili olacaktır.
İşte hangi alanda olursa olsun iyi etkili bir anlatım için doğru bir sunum yapmak çok önemlidir. Bir düşüncemizi karşı tarafa benimsetmek istediğimizde anlatımızda en etkili yollara başvurmamız gerekir.
Etkili bir sunum için yapılması gerekenler:
Anlatıcı:
Bir sunumun başarılı olmasını sağlayan en önemli faktör sunumu yapan kişidir. Aynı konuyu, aynı olayı iki farklı kişiden dinlediğimizi düşünelim; birisi durağan, kısık bir ses tonu ile, el kol hareketlerini kullanmadan, diğeri ise canlı bir ses tonu, uygun el kol hareketlerini kullanarak anlatımda bulunuyor. Elbette ikinci kişinin anlatımı daha etkili olacaktır. Sunumda da tıpkı bunun gibi anlatıcı önemli bir faktördür.
İçerik:
İyi ve etkili bir sunumda işlenen konu önemlidir. Toplumun büyük bir kısmını ilgilendiren güncel bir konunun seçilmesi sunuma olan ilgiyi artıracaktır. Sunumda verilen bilginin özgün olması, araştırma sonuçlarına dayanması, belli bir plan ile sunulması sunumu başarılı olmasına etki eden diğer içerik unsurlarıdır.
Teknolojik araç-gereç:
Sunumda kullanılan araçlar sunumun başarısında etkili olan yan unsurlardır. Bunların bazıları şunlardır:
Sunumda kullanılan araçlar:
a- Projeksiyon (görüntü yansıtıcı) cihazı,
b- Tepegöz,
c- El kartları,
d- Bilgisayar,
e- Ses cihazları,
f- Fotoğraflar,
g- Anket sonuçları,
…
Bu araçların doğru ve yerinde kullanımı sunuma duyulan ilgiyi artıracaktır.
Ortam:
Sunumun yapılacağı ortamın sunum yapmaya elverişli olması beklenir. Bu ortamın, havadar olması, pencere düzeni, rahat koltuk ve masa düzeni, ses dalgalanmasına uygun yatay kolon düzeni, sıcaklık dahil iyi bir sunum için gerekli ortam koşullarından bazılarıdır.
1- Sunumdan Önce Yapılması Gerekenler:
a-Konu belirleme: İlgili alanda bilgilendirici, yönlendirici, tanıtıcı bir konu seçilmelidir. Konunun güncel olması beklenir. Satış pazarlama işi ile ilgili bir şirkette çalıştığımızı düşünelim; alanımızda belirleyeceğimiz konu değişen Pazar ekonomisi, müşteri özellikleri, satış yöntemleri vb. gibi bir konu belirlemek doğru olacaktır. Belirlenen konu sınırlandırılmalıdır.
b-Araştırma: İyi bir sunum iyi bir araştırma gerektirir. Sunumdan önce konu ile ilgili tüm detayların belirlenmesi, bilgi toplanması, gerekirse anket, gözlem yapılmalıdır.
c-Tasnif – Plan: Toplanan bilginin sınıflandırılıp değerli, kullanışlı olanların sunumda kullanılmak için hazırlanması gerekir. Tasniften sonra bilginin planlı bir şekilde sunulması sunumu kolaylaştıracaktır.
d-Slayt Hazırlama: Sunumda kullanılan görsel işitsel araçlardan en etkilisi slaytlardır. Güzel hazırlanmış bir slayt sunum anlatımın başarısını artıracaktır:
İyi bir slayt hazırlamak için yapılması gerekenler:
1- İyi bir sunumda slayt sayfa sayısı 6 ile 12 arasında olmalıdır. Çok usun slaytlar kısa etkili bir sunumda hızlı geçişlere neden olacaktır. Bu durumda dinleyicinin kafası karışacak, konu dağılacaktır.
2-Slaytlar arası geçişler 4 dakikadan uzun olmamalıdır. Dinleyicinin bir slayta çok uzun süre dikkat etmeyeceği aşikardır. Örneğin bir fotoğrafı düşünelim; ne kadar etkili ilgi çekici bir fotoğraf olursa olsun dikkatimiz çok uzun sürmeyecektir.
3-Her slaytta satır sayısı altıyı geçmemelidir. Altı satırın üzerindeki satır sayısı yazı puntosunu küçültmemizi gerektirir. Bu durumda slayt yazıları herkesçe okunamayacaktır.
4-Slaytlarda başlıklar 36 – 42 punto aralığında; paragraflarda ise 24 – 32 aralığında olmalıdır.
5-Slaytlarda 6x6 cm küçük resimler için; 12x12 cm ise büyük resimler için ideal görsel malzeme boyutudur.
6-Slaytlar çok fazla görsel malzeme ile boğulmamalıdır. Her paragraf için tanıtıcı bir küçük fotoğraf koyulması etkili olacaktır. Görsel malzeme içerik ile uyumlu olmalıdır.
7-Slaytların hazırlanması program bilgisi gerektirir. Powerpoint programı slayt hazırlamada kullanılan en yaygın programdır.
8-Yazılarda bilinen yazı sitilleri kullanılmalıdır. Time News Roman en yaygın yazı sitilidir. Bunun yanı sıra Arial ve Vardana slaytlar için uygun yazı stilleridir.
9-Slaytlarda uygun yazı aralığı 1,5 veya 2’dir.
10-Slaytlarda animasyon kullanımı dikkatin dağılmasını önleyip ilgi çekecektir. Her yazı ve resim için bir animasyon hazırlamak yerine sadece başlıklar için animasyon eklemek daha etkili olacaktır.
Ön Çalışma ( prova ): Sunumdan önce sunum yerini görmek, cihazları ve malzemeyi kontrol etmek, süreyi kontrol etmek, konuyu tekrar etmek sunumun başarısını artıracaktır.
Sunum kartları: Sunumun içeriğini tanıtıcı kartlar sunum öncesi dinleyicilerin dikkatini çekecektir.
Sunum sırasında yapılması gerekenler:
1- Sunuma kendimizi ve konuyu tanıtarak başlamalıyız.
2- Güler yüzlü olmalı, heyecanımızı yenmeliyiz.
3- Dinleyici ile göz teması kurmak kendimize olan güvenimizi artıracaktır.
4- Sunum konuları slayttan okunmamalıdır.
5- Slaytlara kendimiz bakmamalı dinleyicinin bakmasını sağlamalıyız.
6- Dinleyici ile nezaketle konuşmalı gereksiz tartışmalara girmemeliyiz.
7- Sorulara sunumdan sonra yanıt vermeliyiz. Israrlı soru istekleri nezaketle geri çevrilmelidir.
8- Konuşurken diksiyon kurallarına uymalıyız.
Sunum sonrası yapılması gerekenler:
1- Sunum sonrasında konu özetlenmelidir. Gerekirse başlıklar kısaca tekrara edilmelidir.
2- Sunumun detayları ve çalışma nüshaları istendiği takdirde paylaşılmalıdır.
3- Sorulara açık anlaşılır, net cevaplar verilmelidir.
4- Sunum alanı mecbur kalınmadıkça dinleyiciden önce terk edilmemelidir.
5- Sunum sonunda iyi niyet temennilerinde bulunulmalıdır.